11 tipów na poprawę efektywności

Czasu zawsze miałam za mało.

Marzyłam, i marzę do tej pory, żeby mieć go więcej. Choćby po to, aby realizować wszystkie projekty życiowe, na które mam apetyt i spełniać marzenia.

Pewnego dnia postanowiłam więc zacząć spełniać te marzenia.

A zaczęłam od… pracy nad zarządzaniem moim czasem, a w zasadzie to zarządzania sobą w czasie.

Teraz często słyszę:

”Skąd Ty bierzesz na to czas?

Jako rodzic samodzielnie wychowujący dziecko, pracujący na etacie i jednocześnie realizujący inne projekty biznesowe i dbający o rozwój, wiedziałam, że tylko dobra organizacja może dać mi możliwości działania na tych płaszczyznach.

Bardzo chciałam, aby to wszystko działało „jak w zegarku”.

Determinacja i ochota na to, aby jak najmniej mi umykało, spowodowała, że popracowałam nad swoją organizacją w projekcie zwanym „Życie – czerp garściami”. 

Zawodowo, od lat jestem managerem w firmie z branży artykułów papierniczo-biurowych, zarządzam obecnie 11-osobowym zespołem.

Firma w swoim portfolio posiada między innymi pakiet mieszkań pod wynajem, którymi administruję. Stąd też się wzięło moje zamiłowanie do nieruchomości. Oprócz tego, że pracuję w zarządzie wspólnoty mieszkaniowej, mam również na swoim koncie transakcje w obrocie na rynku nieruchomości i to już zupełnie prywatnie.

Odkąd sięgam pamięcią, zawsze rozwój osobisty był mi bliski. Cały czas szkolę się w tej dziedzinie, podnosząc swoje kompetencje.

Jestem m.in. certyfikowaną trenerką narzędzia coachingowego – gra „Podróż bohatera”. Pracuję z kobietami nad realizacją ich celów. Był w moim życiu czas, gdzie mocno byłam zaangażowana w pracę non-profit z osobami z dysfunkcjami wzroku. 

Łączenie wszystkich tych zadań, było i jest wymagającym zajęciem. 

Aby wszystkie te działania mogły się dziać w moim życiu, bardzo mocno musiałam zadbać o zorganizowanie się w czasie. 

Czasu mamy wszyscy tyle samo. 

Pozostaje kwestia tego, na co go wykorzystujemy.

Zaczęłam od ustawienia priorytetów.

Kieruję się zasadą: 

M-muszę

P-powinnam

W-warto

E-eliminuję

Sprawdza się to pod względem ważności. To jedno z kryteriów.

Nadal jednak pozostaje kwestia tego, aby osadzić te działania długo i krótkoterminowe w czasie.

I tu korzystam z  kalendarza w wersji papierowej mimo, że istnieją nowoczesne techniki korzystania z kalendarium, do mnie cały czas przemawia papier (śmiech).

Zapisując zadania do wykonania, pamiętam, że 70% mogę zaplanować, a 30% pozostawiam na spontaniczne chwile, takie których nie można przewidzieć.

Zależy mi na tym, aby relacje, które są dla mnie istotne, były podtrzymywane więc staram się pozostawiać przestrzeń do miłych pogaduszek z kimś bliskim, a i spadek formy biorę pod uwagę. 

Organizacja czasu i samodyscyplina – połączenie idealne.

Peter Drucker powiedział:

”Nie można zapanować nad czasem, ale można nad sobą”.

Słowa te stały się dla mnie drogowskazem.

Skoro codziennie mam do dyspozycji 1440 minut i mam tego świadomość, że niewykorzystane minuty nie zostaną mi zwrócone, to łatwiej jest funkcjonować i efektywnie wykorzystać każdą z nich.

Samodyscyplina jest ściśle powiązana z determinacją.

Skoro mam wyznaczone zadania, cele codzienne i bardzo mi na nich zależy, jestem zdeterminowana, aby je zrealizować. 

Kilka ważnych czynności, które bardzo mi pomagają, a które – wierzę w to bardzo – możesz wprowadzić w swoje życie:

  1. miej jeden kalendarz z podziałem na sprawy prywatne i zawodowe, łatwiej będzie się zorganizować,
  2. zadanie, które zajmuje mniej niż 3 minuty, wykonuj natychmiast,
  3. nie dziel tygodnia na 5 dni i weekend, staraj się, aby stanowił całość (unikniesz oczekiwania na coś przyjemnego – „ Byle do weekendu…”. Spojrzenie na tydzień jak na całość powoduje, że dbasz o równowagę każdego dnia),
  4. zastosuj zasadę 1 dzień – min. 2 ważne zadania,
  5. bądź elastyczna i wykorzystuj każdą minutę na to co dla Ciebie istotne – zaplanowałaś wizytę na siłowni, a jednak skończyło się na wizycie u lekarza i to w dodatku w poczekalni – wykorzystaj ten czas na czytanie lub słuchanie podcasta z dziedziny, która pozwoli zrealizować Twoje cele,
  6. staraj się bardzo dbać o równowagę życiową – jest istotna, gdyż frustracja z przyczyn zależnych ode mnie, zupełnie nie pomaga,
  7. wykorzystuj zasoby – pracując na etacie np. wykorzystuj zdolność kredytową do zdobycia kapitału na biznes np. w branży nieruchomości, pracując w elastycznych godzinach – zorganizuj tak dzień, aby móc robić coś co dodatkowego, co oczywiście poszerzy horyzonty,
  8. buduj relacje z ludźmi, po to by wzajemnie się wspierać również w kwestii organizacji czasu ( ja Tobie, Ty mi…), pamiętając o zasadzie: „Nie strzelam do jednej bramki”,
  9. zmieniaj drobne nawyki po to, aby łączyć kilka czynności jednocześnie – np. zacznij czytać książki w wersji audiobooków – mimo, iż papierowa książka jest niezastąpiona, to cóż stoi na przeszkodzie, aby wykonując mechaniczną rzecz, korzystać z wiedzy jednocześnie?,
  10. usprawnij, planując swoje działania, tak, aby zyskać każdą minutę – dobrze zaplanowane, nawet zwyczajne czynności, oszczędzają czas,
  11. deleguj obowiązki domowe – kobiety szczególnie łatwo wchodzą w rolę „ograniacza domowego” – to się nie opłaca.

Może to banalne lecz mocno wierzę, że jeśli posiadamy silną motywację i determinację oraz cele to naprawdę DA SIĘ.

Trzeba się tylko dobrze zorganizować.

Leave a Comment

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.